IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES EN UNA EMPRESA METALMECÁNICA DEDICADA A LA FABRICACIÓN DE ESTRUCTURAS PARA CONSTRUCCIÓN MODULAR UTILIZANDO LA METODOLOGÍA DEL PMI

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES EN UNA EMPRESA METALMECÁNICA DEDICADA A LA FABRICACIÓN DE ESTRUCTURAS PARA CONSTRUCCIÓN MODULAR UTILIZANDO LA METODOLOGÍA DEL PMI

1.      Introducción

Cuando se inicia un proyecto, es necesario establecer una metodología a seguir para llevarlo a cabo. Esto significa que es necesario establecer una secuencia de actividades que se realizarán durante dicho proyecto, aplicarla y monitorearla. Para tal fin, existe una vasta oferta de metodologías de gestión de proyectos disponibles entre las principales se encuentran la metodología Scrum, DSDM, XP, Agile Modeling, FCC, PRINCE2 y PMBoK [1].  En el siguiente artículo, se desarrollará la implementación del sistema de costos basado en actividades en una empresa metalmecánica dedicada a la fabricación de estructuras para la construcción modular siguiendo los pasos de la metodología propuesto por el Project Management Institute. En primer lugar se realizará una revisión de la bibliografía disponible sobre el tema, para luego pasar al desarrollo de la metodología mencionada aplicada en la implementación del sistema de costos. Finalmente se darán las conclusiones finales del artículo.

2.      Revisión de bibliografía

De acuerdo con la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos publicada por el Project Management Institute (PMI), “un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.” [2] Es decir, tiene un inicio y un fin, no perdura en el tiempo, mas sus resultados sí. Asimismo, cabe mencionar que un proyecto se encuentra restringido por limitaciones de tiempo, dinero, calidad y alcance determinados al inicio del mismo [3]. Entre estas limitaciones también se consideran las de recursos y riesgos. Las restricciones que se presentan en el proyecto deben ser gestionadas por los ejecutores del proyecto de tal forma que logre el objetivo del mismo y obtengan el beneficio que ellos esperan. Para ello, es necesario que se identifiquen y se establezcan los límites del proyecto. Con este objetivo, el PMI, propone desarrollar el proyecto de acuerdo a los grupos de procesos que se detallan a continuación.

2.1.            Grupos de procesos de Inicio

Dentro de este grupo de procesos, se encuentra la elaboración del acta de constitución del proyecto. En este documento, se desarrollan el alcance del proyecto, así como los objetivos del mismo. Esta es una parte importante del proyecto, pues es necesario que antes de iniciar el proyecto, exista una investigación previa en la que se estudie la viabilidad del proyecto [3].

2.2.            Grupo de procesos de planificación

Dentro de este grupo de procesos, se encuentran la elaboración del cronograma de actividades, la estimación de costos, gestión de riesgos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, adquisiciones y participación de los interesados. Es indispensable que estos procesos se lleven a cabo adecuadamente, puesto que de ellos dependerá el éxito del proyecto. Por lo tanto, “la planificación se concentra en delimitar los bordes del proyecto para crear una lista priorizada de entregables que serán liberados en fases de tipo iterativa.” [4].

2.3.            Grupo de procesos de ejecución

Los procesos de ejecución son aquellos que se llevan a cabo para completar el proyecto. Es la puesta en marcha de los procesos definidos durante la planificación del proyecto. Durante su desarrollo, es posible que se realicen algunos cambios o actualizaciones a la planificación.

2.4.            Grupo de procesos de monitoreo y control

Este grupo de procesos de lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto, puesto que ellos permiten determinar si el proyecto está siendo ejecutado de acuerdo a lo planificado o es necesario realizar ajustes en el plan inicial. Dentro de estos procesos, es recomendable “realizar auditorías y reuniones de ‘quality assurance’ en forma frecuente para chequear no sólo los entregables sino el estado y progreso del proyecto. Medir el progreso real versus el costo y tiempo estimado es muy importante, al igual que realizar mediciones de calidad respecto del cumplimiento de los requerimientos y el alcance de los entregables.” [4]

2.5.            Grupo de procesos de Cierre

El grupo de procesos de cierre incluye aquellos procesos con los que se finaliza un proyecto. Mediante estos procesos,  se valida la correcta ejecución del proyecto y se recibe la aceptación de los stakeholders. Este grupo de procesos puede llevarse a cabo en caso de que el proyecto necesite de un cierre prematuro o en la finalización de una fase del proyecto.

Además de los grupos de procesos descritos, el PMI también identifica diez áreas de conocimiento necesarias para llevar a cabo un proyecto. A continuación se

·         Gestión de la integración del proyecto: “incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos.” [2]

·         Gestión del alcance del proyecto: “incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito.” [2]

·         Gestión del tiempo del proyecto: “incluye los procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto.” [2]

·         Gestión de los costes del proyecto: “incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.” [2]

·         Gestión de la calidad del proyecto: “incluye los procesos y actividades de la organización ejecutora que establecen las políticas de calidad, los objetivos y las responsabilidades de calidad para que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue acometido.” [2]

·         Gestión de los recursos humanos del proyecto: “incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto” [2]

·         Gestión de las comunicaciones del proyecto: “incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.” [2]

·         Gestión de los riesgos del proyecto: “incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto.” [2]

·         Gestión de las adquisiciones del proyecto:” incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto.” [2]

·         Gestión de los interesados del proyecto: “incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto.” [2]

Cabe resaltar que, debido a que el PMBoK es una guía con una explicación clara y profunda sobre su metodología de gestión de proyectos. Por ello, no todas las áreas de conocimiento se aplican a todos los proyectos. Su aplicación dependerá de muchos factores, por ejemplo, el tamaño o complejidad del proyecto. [4]

3.      Pasos para implementar según PMI vs los realizados en la implementación del sistema

La implementación del sistema de costos basado en actividades se llevó a cabo de acuerdo a la metodología establecida por el PMI. Sin embargo, debido a la magnitud del proyecto, no fue necesario aplicar todas las áreas de conocimiento que se presentan en el PMBoK. A continuación se desarrollará el proyecto de implementación del sistema de costos siguiendo la agrupación de procesos presentada en el PMBoK y especificando las áreas de conocimiento aplicadas en cada uno de los procesos llevados a cabo.

3.1.            Inicio del proyecto

Como primer paso del proyecto, se definió el alcance del proyecto y se elaboró el acta de constitución del proyecto. En este documento se definió lo siguiente:

·         El título del proyecto: Diseño e implementación de un sistema de costeo basado en actividades en la empresa.

·         La descripción del proyecto: Implementación de un sistema de costeo basado en actividades en la empresa de acuerdo a los productos que se fabricarán en la nueva planta.

·         El objetivo general: Crear e implementar un sistema de costos que permita tomar decisiones rápidas y sustentadas en información real y comprobable.

·         Los objetivos específicos:

o   Garantizar la disponibilidad de reportes oportunos sobre los costos directos e indirectos de fabricación de los productos.          

o   Garantizar la confiabilidad de la información de los reportes generados.                      

o   Agilizar los procesos necesarios para determinar el costo de los productos.      

o   Capacitar al personal necesario para manejar adecuadamente el sistema.

·         El alcance del proyecto: El resultado de este proyecto será la implementación del sistema de costeo basado en actividades en la empresa. Esto significa que el sistema se dejará funcionando con el personal concerniente capacitado para manejar dicho sistema. A continuación se detallará aquello que se encuentra dentro y fuera del alcance del proyecto descrito.

·         El alcance del producto: Como producto, el sistema de costeo será una herramienta que permita a quien lo maneje obtener reportes de los costos de producción, tanto directos como indirectos, de los productos elaborados en la nueva planta de la empresa.

El área de conocimientos utilizada en esta fase fue Gestión del alcance.

3.2.            Planificación del proyecto

El segundo paso del proyecto fue la planificación del mismo. Durante esta fase, se elaboraron el cronograma de implementación, el mapa de riesgos y la estimación de costos. A continuación se muestran los documentos mencionados:

·         Cronograma de actividades de la implementación

EDT	NOMBRE DE ACTIVIDAD				DURACIÓN	FECHA INICIO	FECHA FIN
1	Implementación de sistema ABC				35	04/06/2015	23/07/2015
1.1.		Planificación			10	04/06/2015	18/06/2015
1.1.1.			Definición del objetivo		3	04/06/2015	09/06/2015
1.1.1.1.				Creación de la propuesta del objetivo	2	04/06/2015	08/06/2015
1.1.1.2.				Presentación de la propuesta de objetivo	1	08/06/2015	09/06/2015
1.1.2.			Establecimiento de políticas de costos		3	09/06/2015	12/06/2015
1.1.2.1.				Elaboración de políticas de costos	2	09/06/2015	11/06/2015
1.1.2.2.				Presentación de políticas de costos	1	11/06/2015	12/06/2015
1.1.3.			Establecimiento de los procedimientos de costos		4	12/06/2015	18/06/2015
1.1.3.1.				Elaboración de procedimientos de costos	3	12/06/2015	17/06/2015
1.1.3.2.				Presentación de procedimientos de costos	1	17/06/2015	18/06/2015
1.2.		Desarrollo del Sistema			20	18/06/2015	16/07/2015
1.2.1.			Atribución de costos directos		7	18/06/2015	29/06/2015
1.2.1.1.				Recopilación de información	3	18/06/2015	23/06/2015
1.2.1.2.				Evaluación de información	1	23/06/2015	24/06/2015
1.2.1.3.				Elaboración del informe de Costos directos	3	24/06/2015	29/06/2015
1.2.2.			Gestión de centros y actividades de costos		5	29/06/2015	06/07/2015
1.2.2.1.				Identificación de actividades	3	29/06/2015	02/07/2015
1.2.2.2.				Elaboración del informe de actividades relevantes	2	02/07/2015	06/07/2015
1.2.2.2.			Asignación de costos indirectos		6	06/07/2015	14/07/2015
1.2.2.2.1.				Acumulación de costos	2	06/07/2015	08/07/2015
1.2.2.2.2.				Asignación de costos de recursos	2	08/07/2015	10/07/2015
1.2.2.2.3.				Asignación de costos de actividades	2	10/07/2015	14/07/2015
1.2.2.3.			Cálculo del objeto del costo		2	14/07/2015	16/07/2015
1.3.		Capacitaciones			5	16/07/2015	23/07/2015
1.3.1.			Preparación del material para las capacitaciones		2	16/07/2015	20/07/2015
1.3.2.			Revisión del material para las capacitaciones		2	20/07/2015	22/07/2015
Fuente: Elaboración propia   1.3.3.			Ejecución de las capacitaciones		1	22/07/2015	23/07/2015

·         Análisis de riesgos de la implementación

	Concepto	Probabilidad	Impacto	Categoría	Valor del riesgo bruto	Acciones mitigantes (indicar la acción, frecuencia y responsable)
AS01	No ganar licitaciones del estado	C	5	C5	Extremo	Contar con una cartera de clientes de otras organizaciones. Responsable: Área comercial Alvar S.A.C
AS02	Retraso en la llegada de materia prima y materiales para la producción	B	4	B4	Extremo	Contar con proveedores otras alternativas de proveedores. Responsable: Área logística Alvar S.A.C.
AS03	Retazo en la llegada de la maquinaria	C	5	C5	Extremo	Realizar la producción como se realizaba usualmente para poder estimar los costos
AS04	Llegada de maquinaria incompleta	C	2	C2	Moderado	Realizar la producción como se realizaba usualmente para poder estimar los costos
AS05	Retraso en la implementación de procesos predecesores	D	4	D4	Alto	Realizar reuniones con los responsables de la implementación de otros procesos para establecer acciones para cumplir con los plazos
AS06	Ausencia de registros de costos en la empresa	D	2	D2	Bajo	Crear los registros y buscar información histórica en los archivos de la empresa.
AS07	Falta de compromiso de parte de la empresa con la implementación	D	3	D3	Moderado	Realizar las capacitaciones y concientizar a los trabajadores en la importancia de la implementación

Fuente: Elaboración propia

·         Mapa de riesgos de la implementación

Fuente: Elaboración propia

 

·         Estimación de costos de la implementación

EDT	NOMBRE DE ACTIVIDAD				DURACIÓN	R1	R2	R3	COSTOS
1	Implementación de sistema ABC				35				S/. 2,190.00
1.1.		Planificación			10				S/.     460.00
1.1.1.			Definición del objetivo		3				S/.     150.00
1.1.1.1.				Creación de la propuesta del objetivo	2	S/.     20.00			S/.       20.00
1.1.1.2.				Presentación de la propuesta de objetivo	1	S/.     10.00	S/. 120.00		S/.     130.00
1.1.2.			Establecimiento de políticas de costos		3				S/.     150.00
1.1.2.1.				Elaboración de políticas de costos	2	S/.     20.00			S/.       20.00
1.1.2.2.				Presentación de políticas de costos	1	S/.     10.00	S/. 120.00		S/.     130.00
1.1.3.			Establecimiento de los procedimientos de costos		4				S/.     160.00
1.1.3.1.				Elaboración de procedimientos de costos	3	S/.     30.00			S/.       30.00
1.1.3.2.				Presentación de procedimientos de costos	1	S/.     10.00	S/. 120.00		S/.     130.00
1.2.		Desarrollo del Sistema			20				S/. 1,220.00
1.2.1.			Atribución de costos directos		7				S/.     430.00
1.2.1.1.				Recopilación de información	3	S/.     30.00	S/. 360.00		S/.     390.00
1.2.1.2.				Evaluación de información	1	S/.     10.00			S/.       10.00
1.2.1.3.				Elaboración del informe de Costos directos	3	S/.     30.00			S/.       30.00
1.2.2.			Gestión de centros y actividades de costos		5				S/.     710.00
1.2.2.1.				Identificación de actividades	3	S/.     30.00	S/. 360.00	S/. 300.00	S/.     690.00
1.2.2.2.				Elaboración del informe de actividades relevantes	2	S/.     20.00			S/.       20.00
1.2.2.2.			Asignación de costos indirectos		6				S/.       60.00
1.2.2.2.1.				Acumulación de costos	2	S/.     20.00			S/.       20.00
1.2.2.2.2.				Asignación de costos de recursos	2	S/.     20.00			S/.       20.00
1.2.2.2.3.				Asignación de costos de actividades	2	S/.     20.00			S/.       20.00
1.2.2.3.			Cálculo del objeto del costo		2	S/.     20.00			S/.       20.00
1.3.		Capacitaciones			5				S/.     510.00
1.3.1.			Preparación del material para las capacitaciones		2	S/.     20.00			S/.       20.00
1.3.2.			Revisión del material para las capacitaciones		2	S/.     20.00	S/. 240.00		S/.     260.00
1.3.3.			Ejecución de las capacitaciones		1	S/.     10.00	S/. 120.00	S/. 100.00	S/.     230.00

Fuente: Elaboración propia

En esta fase las áreas de conocimiento aplicadas fueron las de gestión del tiempo, gestión de costes y gestión de riesgos.

3.3.            Ejecución del proyecto

Durante esta fase del proyecto, se elaboró el sistema de costos basado en actividades de acuerdo a las necesidades de la empresa. La secuencia de pasos que se siguieron para dicha elaboración se grafica a continuación:

Fuente: Elaboración propia

El área de conocimiento aplicada en esta fase del proyecto fue la de Gestión de la calidad

3.4.            Monitoreo y control del proyecto

El seguimiento y control del proyecto se llevó a cabo revisando el avance del cronograma de actividades de la implementación y verificando las fechas en las que se ejecutaba cada actividad. Para ello, se elaboró el siguiente cuadro de control:

EDT	NOMBRE DE ACTIVIDAD				DURACIÓN	FECHA INICIO	FECHA FIN	F.INICIO REAL	F. FIN REAL	¿ACTIVIDAD CONCLUIDA A TIEMPO?
1	Implementación de sistema ABC				35	04/06/2015	23/07/2015	04/07/2015	21/08/2015	NO
1.1.		Planificación			10	04/06/2015	18/06/2015	04/07/2015	17/07/2015	NO
1.1.1.			Definición del objetivo		3	04/06/2015	09/06/2015	04/07/2015	08/07/2015	NO
1.1.1.1.				Creación de la propuesta del objetivo	2	04/06/2015	08/06/2015	04/07/2015	07/07/2015	NO
1.1.1.2.				Presentación de la propuesta de objetivo	1	08/06/2015	09/06/2015	07/07/2015	08/07/2015	NO
1.1.2.			Establecimiento de políticas de costos		3	09/06/2015	12/06/2015	08/07/2015	13/07/2015	NO
1.1.2.1.				Elaboración de políticas de costos	2	09/06/2015	11/06/2015	08/07/2015	10/07/2015	NO
1.1.2.2.				Presentación de políticas de costos	1	11/06/2015	12/06/2015	10/07/2015	13/07/2015	NO
1.1.3.			Establecimiento de los procedimientos de costos		4	12/06/2015	18/06/2015	13/07/2015	17/07/2015	NO
1.1.3.1.				Elaboración de procedimientos de costos	3	12/06/2015	17/06/2015	13/07/2015	16/07/2015	NO
1.1.3.2.				Presentación de procedimientos de costos	1	17/06/2015	18/06/2015	16/07/2015	17/07/2015	NO
1.2.		Desarrollo del Sistema			20	18/06/2015	16/07/2015	17/07/2015	14/08/2015	NO
1.2.1.			Atribución de costos directos		7	18/06/2015	29/06/2015	17/07/2015	28/07/2015	NO
1.2.1.1.				Recopilación de información	3	18/06/2015	23/06/2015	17/07/2015	22/07/2015	NO
1.2.1.2.				Evaluación de información	1	23/06/2015	24/06/2015	22/07/2015	23/07/2015	NO
1.2.1.3.				Elaboración del informe de Costos directos	3	24/06/2015	29/06/2015	23/07/2015	28/07/2015	NO
1.2.2.			Gestión de centros y actividades de costos		5	29/06/2015	06/07/2015	28/07/2015	04/08/2015	NO
1.2.2.1.				Identificación de actividades	3	29/06/2015	02/07/2015	28/07/2015	31/07/2015	NO
1.2.2.2.				Elaboración del informe de actividades relevantes	2	02/07/2015	06/07/2015	31/07/2015	04/08/2015	NO
1.2.2.2.			Asignación de costos indirectos		6	06/07/2015	14/07/2015	04/08/2015	12/08/2015	NO
1.2.2.2.1.				Acumulación de costos	2	06/07/2015	08/07/2015	04/08/2015	06/08/2015	NO
1.2.2.2.2.				Asignación de costos de recursos	2	08/07/2015	10/07/2015	06/08/2015	10/08/2015	NO
1.2.2.2.3.				Asignación de costos de actividades	2	10/07/2015	14/07/2015	10/08/2015	12/08/2015	NO
1.2.2.3.			Cálculo del objeto del costo		2	14/07/2015	16/07/2015	12/08/2015	14/08/2015	NO
1.3.		Capacitaciones			5	16/07/2015	23/07/2015	14/08/2015	21/08/2015	NO
1.3.1.			Preparación del material para las capacitaciones		2	16/07/2015	20/07/2015	14/08/2015	18/08/2015	NO
1.3.2.			Revisión del material para las capacitaciones		2	20/07/2015	22/07/2015	18/08/2015	20/08/2015	NO
1.3.3.			Ejecución de las capacitaciones		1	22/07/2015	23/07/2015	20/08/2015	21/08/2015	NO

·        

Fuente: Elaboración propia

Cuadro de control y medición de tiempos

Durante esta etapa el área de conocimiento que se utilizó fue la de Gestión del tiempo.

3.5.            Cierre del proyecto

Finalmente, como última fase del proyecto, se llevó a cabo el cierre del proyecto. Durante esta etapa, se firmaron las actas de conformidad del proyecto.

4.      Conclusiones

La metodología de gestión de proyectos propuesta por el Project Management Institute puede ser aplicada a cualquier proyecto. Sin embargo, es importante determinar qué áreas de conocimiento son aplicables al proyecto desarrollado. En el caso de la implementación del sistema de costos basado en actividades, las áreas de conocimiento aplicadas fueron Gestión del alcance, Gestión del tiempo, Gestión de costes, Gestión de riesgos y gestión de la calidad.

5.      Bibliografía

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[3]	D. Garrido y J. Ramírez, Análisis comparativo de las metodologías de proyectos en una empresa de tecnología, Bogotá: Universidad Militar Nueva Granada, 2010.
[4]	N. Figuerola, «De gerencia: Procesos Clave en la gestión de Proyectos,» Meltom Tecnologies, 22 Enero 2010. [En línea]. Available: http://www.degerencia.com/articulo/procesos-claves-en-la-gestion-de-proyectos. [Último acceso: 14 Octubre 2015].